Biuletyn - aktualności - Październik 2023 cz. II
Inwentaryzacja u przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane do przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji:
- aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury , wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.
Terminy i częstotliwość inwentaryzacji
Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za zachowane, jeżeli inwentaryzację:
- składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku,
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono raz w roku.
Ważne: Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Ustawa o rachunkowości wskazuje na metody i terminy inwentaryzacji, nie zawiera natomiast szczegółowych wytycznych związanych z jej przeprowadzeniem. Stanowisko Komitetu Standarów Rachunkowości dotyczące inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów wyjaśnia natomiast problemy merytoryczne i organizacyjne, powstające przy przeprowadzaniu inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów. W stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury.
Odpowiedzialność za inwentaryzację
Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Nie może on scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym.
Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wchodzi m.in.: powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: data przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych), powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.
Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Podstawa prawna:
Spis z natury u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.
Spis sporządza się na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, a także na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, w przypadku zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.
Jeśli podatnik sporządzi spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego, wówczas na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.
Jeśli osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają spis z natury za okresy miesięczne oraz gdy jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego, to spis również podlega wpisaniu do księgi.
Spis musi być staranny i trwały
Podatnicy muszą pamiętać, iż spis z natury winien być sporządzany w sposób staranny i trwały, musi zawierać co najmniej następujące dane:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników,
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości przez cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- klauzulę "Spis zakończono na pozycji ...",
- podpisy osób sporządzających spis,
- podpis właściciela zakładu (wspólników).
Przy prowadzeniu:
- księgarń i antykwariatów księgarskich – spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,
- działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
- działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.
Spisem z natury należy objąć towary stanowiące własność podatnika, a znajdujące się poza zakładem podatnika i towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie, ujmuje się je ilościowo z podaniem, czyją stanowią własność.
Wycena majątku i towarów handlowych
Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia, spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.
Spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych należy wycenić według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy.
Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.
Produkcję zwierzęcą wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.
Wartość spisu z natury, pomniejsza się o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów związane było z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących pozycji objętych spisem. Pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, która przypada na pozycje objęte tym spisem.
Spis z natury jest wpisywany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników, przechowywane łącznie z księgą.
Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.
Przy wycenie towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia (z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody) należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.
Podstawa prawna:
FORUM IGB SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Rynek 38
37-464 Stalowa Wola
+600508147